Costi e tempi
Quanto costa un sistema di controllo accessi?
Dipende da tre cose: quanti varchi, che tipo di varco e quanta integrazione. Per dare un ordine di grandezza: un singolo ingresso con lettore e serratura elettrica su una porta esistente sta nelle centinaia di euro; un tornello a tripode con lettori su entrambi i lati sta nelle migliaia; un varco a battenti in vetro per un atrio direzionale costa da due a quattro volte un tornello. A questo si aggiungono il software, l’installazione e — quasi sempre sottovalutata — l’integrazione con i sistemi che avete già. La voce che fa più differenza sul totale non è l’hardware: è quanti sistemi diversi devono parlarsi.
In quanto tempo si installa?
Per un impianto standard su un edificio esistente, dalle due alle sei settimane dall’ordine, di cui la maggior parte è approvvigionamento e non lavoro in cantiere. I varchi meccanici hanno tempi di consegna più lunghi dei lettori. Se serve un’opera edile — un basamento, una canalizzazione — il tempo lo detta quella.
Conviene comprare o noleggiare?
Il noleggio ha senso quando l’esigenza è temporanea (un cantiere, un evento, una sede in trasferimento) o quando si vuole evitare l’investimento iniziale. Per un impianto stabile l’acquisto costa meno nell’arco di quattro-cinque anni. Nel 2026 c’è una terza considerazione: l’iperammortamento previsto dalla L. 199/2025, che rende l’acquisto più conveniente di quanto sarebbe normalmente.
Ci sono incentivi?
Sì. L’iperammortamento fino al 180% su investimenti in beni strumentali si applica dal 1° gennaio 2026 al 30 settembre 2028, entro un massimale di 2,5 milioni di euro, secondo la L. 199/2025 e il decreto attuativo MIMIT del 7 maggio 2026. Riguarda beni interconnessi al sistema informativo aziendale — condizione che i sistemi di controllo accessi e rilevazione presenze soddisfano quando sono integrati con il gestionale.
Obblighi di legge
Il badge di cantiere è obbligatorio?
La tessera di riconoscimento in cantiere è obbligatoria da anni. La novità della L. 198/2025, art. 3, è che deve avere un codice univoco leggibile elettronicamente — QR, RFID o NFC — e essere interoperabile con il Sistema Informativo per l’Inclusione Sociale e Lavorativa. La sanzione prevista va da 100 a 500 euro per lavoratore. ⚠️ L’estensione generale dipende da un decreto ministeriale non ancora pubblicato: chi vi dice che oggi siete già inadempienti sta forzando.
NIS2 mi obbliga a comprare un sistema di controllo accessi?
No, e diffidate di chi lo dice. Il D.Lgs. 138/2024 impone misure di sicurezza proporzionate al rischio, e fra queste indica esplicitamente il controllo degli accessi fisici alle strutture. Un sistema di controllo accessi vi aiuta a soddisfare quella misura e a dimostrarlo con un registro verificabile, ma non “vi rende conformi”: la conformità riguarda l’organizzazione nel suo complesso.
Che cos’è il Regolamento Macchine e perché riguarda i tornelli?
Il Regolamento (UE) 2023/1230 sostituisce la direttiva macchine e si applica dal 20 gennaio 2027, con disposizioni transitorie limitate ai prodotti già immessi sul mercato. Riguarda i varchi motorizzati come macchine a tutti gli effetti, con requisiti su valutazione dei rischi, documentazione tecnica e — novità rilevante — sugli aspetti di cybersicurezza dei componenti che influiscono sulla sicurezza. Chi acquista un varco nel 2026 dovrebbe verificare che il fornitore ci stia già arrivando.
L’AI Act riguarda il mio software presenze?
Se il software applica intelligenza artificiale a decisioni sui lavoratori — assunzione, assegnazione di compiti, valutazione, cessazione — sì: ricade nell’Allegato III del Regolamento (UE) 2024/1689 come sistema ad alto rischio, con applicazione dal 2 dicembre 2027. Se il software si limita a registrare timbrature e calcolare saldi, no: non c’è intelligenza artificiale nel senso del regolamento. ⚠️ In ogni caso l’obbligo di formazione dell’art. 4 si applica già a chi utilizza sistemi di AI, indipendentemente dal livello di rischio.
Privacy e dati
Posso usare il riconoscimento facciale in azienda?
Per la rilevazione delle presenze, in Italia, di fatto no: il Garante privacy ha più volte ritenuto sproporzionato l’uso di dati biometrici quando esistono alternative meno invasive, e un badge è un’alternativa meno invasiva. Per l’accesso ad aree ad alto rischio è possibile, ma richiede una valutazione d’impatto documentata, una base giuridica solida e quasi sempre il confronto con le rappresentanze sindacali.
Il datore di lavoro può vedere a che ora entro ed esco?
Sì, per le finalità di gestione del rapporto di lavoro: è il motivo per cui esiste la rilevazione presenze. Non può usare quegli stessi dati per il controllo a distanza dell’attività lavorativa, che l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori consente solo con accordo sindacale o autorizzazione, e comunque per finalità organizzative, produttive o di sicurezza — non di vigilanza sul rendimento.
Per quanto tempo tenete i dati?
Nei nostri sistemi la conservazione è configurabile e va decisa dal titolare del trattamento, che è il cliente. Le durate che raccomandiamo: sei mesi per i log di accesso ai varchi, dodici mesi per i dati di presenza oltre l’anno in corso, e la conservazione prevista dalla legge per quanto confluisce nelle buste paga. Le impostazioni predefinite sono le più brevi: allungarle è una decisione, accorciarle no.
Dove sono fisicamente i dati?
Nel nostro datacenter di Trieste, ricavato in un ex caveau bancario, con gruppi di continuità ridondati, generatore diesel, spegnimento a gas inerte e replica geografica per il ripristino. I dati dei nostri servizi in cloud sono ospitati lì. Per le funzioni di intelligenza artificiale, che si appoggiano a modelli di fornitori terzi, l’elenco dei fornitori e dei flussi è pubblicato nella pagina sulla trasparenza.
Usate l’AI sui dati dei nostri dipendenti?
No. È una delibera aziendale: non facciamo scoring individuale dei lavoratori e i nostri sistemi non applicano intelligenza artificiale ai dati di presenza individuali.
Tecnologia e integrazioni
Che differenza c’è fra un tornello e un varco a battenti?
Il tornello a tripode è meccanico, costa meno, occupa poco e regola il flusso una persona alla volta — ma si può scavalcare. Il varco a battenti in vetro fa passare più persone al minuto, è più adatto agli atri di rappresentanza ed è disponibile in versione accessibile per sedie a rotelle, ma costa di più e richiede più manutenzione. Il tornello a tutta altezza è l’unico che impedisce fisicamente il passaggio non autorizzato: si usa dove il varco non è presidiato.
I badge che ho già funzionano con un impianto nuovo?
Dipende dal chip. Se sono a 125 kHz o Mifare Classic, tecnicamente sì ma è sconsigliato: sono clonabili con strumenti economici, e riusarli significa portarsi dietro la vulnerabilità. Se sono Mifare DESFire, quasi sempre sì. La verifica si fa leggendo un badge campione: è questione di minuti.
Il vostro software si integra con Zucchetti, TeamSystem o Inaz?
Sì, l’esportazione verso i principali software di paghe italiani è una funzione standard, e l’integrazione con i sistemi di autenticazione aziendale è disponibile. Il formato e la frequenza si concordano con chi gestisce le paghe: è quasi sempre lui a dettare le condizioni, non noi.
Posso usare lo smartphone al posto del badge?
Sì, via NFC o Bluetooth. Funziona bene, e ha un vantaggio pratico: lo smartphone non si dimentica a casa quanto un badge. Ha però due limiti da mettere in conto: richiede che il telefono sia carico, e in alcuni contesti sindacali l’uso del dispositivo personale per finalità di lavoro va concordato.
Che cosa succede se cade la connessione?
I controllori di varco continuano a funzionare in autonomia con le autorizzazioni memorizzate localmente e accumulano gli eventi, che vengono sincronizzati al ripristino. Un impianto che si blocca quando cade la rete è un impianto progettato male.
Su di noi
Da quando esistete?
Dal 1997, a Trieste. Siamo Società Benefit dal 10 dicembre 2025.
Quanti siete?
Circa ventiquattro dipendenti più alcuni collaboratori.
Lavorate solo in Friuli Venezia Giulia?
No. Installiamo in tutta Italia e siamo partner in progetti europei con organizzazioni di otto paesi.
Siete acquistabili dalla pubblica amministrazione?
Sì: siamo presenti sul Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione, GoPlanner è sul catalogo cloud AgID e i nostri servizi cloud hanno la qualificazione dell’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale.
Fate assistenza?
Sì, con tecnici nostri e un portale di supporto con ticket. È la parte del lavoro che i clienti giudicano davvero, ed è quella su cui misuriamo i tempi di risposta.