Orari, turni e timbrature. Senza scoring delle persone.
Il problema
La rilevazione presenze è uno dei pochi sistemi aziendali che tocca tutti i dipendenti tutti i giorni, e per questo è quello in cui un difetto piccolo diventa subito un problema grande: il cartellino che non torna, il permesso chiesto a voce e dimenticato, il turno cambiato su un foglio di calcolo che qualcuno non ha ricevuto.
Il costo vero non è il tempo della timbratura: è il tempo di chi in amministrazione ricostruisce a mano il mese prima di mandare i dati alle paghe, e la trattativa che segue con chi non è d’accordo.
Come funziona
Si timbra con badge, smartphone o terminale, dalla sede o fuori. I terminali funzionano anche senza rete e sincronizzano quando torna.
Il software calcola saldi, straordinari, banca ore, ferie e permessi secondo le regole del vostro contratto — che sono la parte lunga della configurazione, e la parte in cui conviene non improvvisare.
Le richieste passano da un flusso: il dipendente chiede, il responsabile approva, il calendario si aggiorna, e resta traccia di chi ha deciso e quando. È la funzione che elimina più discussioni di qualunque altra.
I dati escono verso le paghe. L’esportazione verso i principali software di paghe italiani — Zucchetti, TeamSystem, Inaz — è una funzione standard. Formato e frequenza si concordano con chi gestisce le paghe: è quasi sempre lui a dettare le condizioni, non noi.
Lo stesso badge di tutto il resto
Chi timbra è la stessa persona che entra dal varco e che ritira un dispositivo dallo smart locker. Una sola anagrafica, un solo momento in cui si dice che una persona è entrata in azienda o ne è uscita.
⚠️ Il principio che rispettiamo, e che è una delibera
L’intelligenza artificiale propone, spiega, dà priorità e prevede; non decide su retribuzione, disciplina, promozione, licenziamento o accesso. È una delibera del Consiglio di amministrazione, non uno slogan, e ha una conseguenza pratica su questa soluzione: non facciamo scoring individuale dei dipendenti e i nostri sistemi non applicano intelligenza artificiale ai dati di presenza individuali.
Come usiamo l’AI, in dettaglio →
A chi serve
Aziende con turni, dove la pianificazione vale più della timbratura. Uffici, dove serve soprattutto il flusso di ferie e permessi. Cantieri e sedi distaccate, dove si timbra da fuori. Enti pubblici, dove contano tracciabilità e conservazione documentata.
Normativa collegata
| Norma | Quando | Che cosa c’entra |
|---|---|---|
| Statuto dei lavoratori art. 4 | in vigore | La rilevazione presenze è lecita per gestire il rapporto di lavoro. Usare gli stessi dati per controllare a distanza il rendimento non lo è, se non con accordo sindacale o autorizzazione e per finalità organizzative, produttive o di sicurezza |
| GDPR | in vigore | Titolare del trattamento è il cliente. La conservazione è configurabile: raccomandiamo dodici mesi oltre l’anno in corso, e le impostazioni predefinite sono le più brevi — allungarle è una decisione, accorciarle no |
| AI Act — Reg. (UE) 2024/1689, Allegato III | 2 dicembre 2027 | Riguarda i sistemi di AI usati per decisioni sui lavoratori. Un software che registra timbrature e calcola saldi non vi rientra. L’obbligo di formazione dell’art. 4 si applica comunque a chi utilizza sistemi di AI |
| D.Lgs. 96/2026 — trasparenza retributiva | in vigore dal 7 giugno 2026 | Obblighi informativi sulle retribuzioni e, oltre i 100 dipendenti, comunicazione periodica dei divari. I dati di presenza sono uno degli ingredienti di quel calcolo |
Tutte le scadenze, con la fonte ufficiale →
Le domande che ci fanno
Il datore di lavoro può vedere a che ora entro ed esco?
Sì, per le finalità di gestione del rapporto di lavoro: è il motivo per cui esiste la rilevazione presenze. Non può usare quegli stessi dati per il controllo a distanza dell’attività lavorativa, che l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori consente solo con accordo sindacale o autorizzazione, e comunque per finalità organizzative, produttive o di sicurezza — non di vigilanza sul rendimento.
Il vostro software si integra con Zucchetti, TeamSystem o Inaz?
Sì, l’esportazione verso i principali software di paghe italiani è una funzione standard, e l’integrazione con i sistemi di autenticazione aziendale è disponibile. Il formato e la frequenza si concordano con chi gestisce le paghe.
Posso usare lo smartphone al posto del badge?
Sì, via NFC o Bluetooth. Funziona bene e ha un vantaggio pratico: lo smartphone non si dimentica a casa quanto un badge. Due limiti da mettere in conto: richiede che il telefono sia carico, e in alcuni contesti sindacali l’uso del dispositivo personale per finalità di lavoro va concordato.
Usate l’AI sui dati dei nostri dipendenti?
No. È una delibera aziendale: non facciamo scoring individuale dei lavoratori e i nostri sistemi non applicano intelligenza artificiale ai dati di presenza individuali.
Per quanto tempo tenete i dati?
La conservazione è configurabile e la decide il titolare del trattamento, che è il cliente. Le durate che raccomandiamo: dodici mesi per i dati di presenza oltre l’anno in corso, e la conservazione prevista dalla legge per quanto confluisce nelle buste paga.
Ci sono incentivi per l’acquisto?
Sì. L’iperammortamento fino al 180% su investimenti in beni strumentali si applica dal 1° gennaio 2026 al 30 settembre 2028, entro un massimale di 2,5 milioni di euro, secondo la L. 199/2025 e il decreto attuativo MIMIT del 7 maggio 2026. Riguarda beni interconnessi al sistema informativo aziendale: è la condizione che un sistema di rilevazione presenze soddisfa quando è integrato con il gestionale.
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