Chi è in reception, e chi è in cantiere con quali documenti in regola.
Il problema
Il registro visitatori di carta è il sistema più diffuso e il peggiore che ci sia: ogni visitatore legge i nomi di tutti quelli arrivati prima di lui, la grafia è illeggibile, nessuno registra l’uscita, e alla prova dei fatti — un’emergenza, un controllo — non dice chi è dentro l’edificio in quel momento.
In cantiere il problema cambia di natura. Non è sapere chi è entrato: è sapere se poteva entrare. Le imprese in subappalto cambiano, le persone ruotano, e i documenti che le autorizzano scadono in silenzio.
Come funziona
In reception
Il visitatore si registra da solo a un totem o da un invito ricevuto prima, che gli permette di arrivare con il codice già pronto. Si stampa un badge temporaneo, la persona ospitante riceve la notifica di arrivo, e l’uscita viene registrata alla riconsegna del badge o alla scadenza automatica.
Chi è dentro l’edificio in questo momento è una schermata sola, ed è la schermata che serve quando suona un allarme.
In cantiere
Il controllo si sposta prima del varco. Il sistema tiene l’anagrafica delle imprese e delle persone, con i documenti che decidete voi — idoneità, formazione, regolarità contributiva, autorizzazioni al subappalto — ciascuno con la sua scadenza. Chi ha un documento scaduto non risulta abilitato all’ingresso, e la segnalazione arriva prima, non il giorno del controllo.
All’ingresso si legge la tessera di riconoscimento con codice univoco, in QR, RFID o NFC.
⭐ Siamo già predisposti per il nuovo modello di cantiere digitale introdotto dalla L. 198/2025 art. 3. Lo diciamo così, e non «la legge vi obbliga a comprare», perché la seconda frase non sarebbe vera: l’estensione generale dipende da un decreto ministeriale non ancora pubblicato.
A chi serve
Sedi con reception, dove il registro cartaceo è un problema di privacy prima ancora che di efficienza. Industria e logistica, dove entrano autisti e manutentori esterni. Cantieri, dove il controllo documentale è la parte che pesa. Enti pubblici, dove serve un registro degli accessi difendibile.
Che cosa mettiamo noi
- I totem di autoregistrazione e le stampanti di badge, che produciamo e forniamo noi.
- Il software, in cloud sul nostro datacenter o installato da voi.
- L’integrazione con il controllo accessi: il badge del visitatore apre solo i varchi che deve aprire, e solo nella finestra di tempo prevista.
- Installazione e assistenza con tecnici nostri.
Normativa collegata
| Norma | Quando | Che cosa c’entra |
|---|---|---|
| L. 198/2025 art. 3 — badge digitale di cantiere | in vigore | La tessera di riconoscimento deve avere un codice univoco leggibile elettronicamente ed essere interoperabile con il Sistema Informativo per l’Inclusione Sociale e Lavorativa. Sanzione da 100 a 500 € per lavoratore. ⚠️ L’estensione generale attende un decreto ministeriale: chi vi dice che oggi siete già inadempienti sta forzando |
| GDPR | in vigore | Il registro elettronico risolve il difetto strutturale di quello cartaceo: un visitatore non vede i dati degli altri. Restano da definire base giuridica, informativa e tempi di conservazione |
| NIS2 — D.Lgs. 138/2024 | 31 ottobre 2026 | Il controllo degli accessi fisici alle strutture comprende chi entra dall’esterno, non solo il personale |
Tutte le scadenze, con la fonte ufficiale →
Le domande che ci fanno
Il badge di cantiere è obbligatorio?
La tessera di riconoscimento in cantiere è obbligatoria da anni. La novità della L. 198/2025 art. 3 è che deve avere un codice univoco leggibile elettronicamente — QR, RFID o NFC — ed essere interoperabile con il Sistema Informativo per l’Inclusione Sociale e Lavorativa, con sanzione da 100 a 500 euro per lavoratore. L’estensione generale dipende da un decreto ministeriale non ancora pubblicato.
Il registro visitatori di carta va ancora bene?
Funziona finché nessuno lo guarda. Il problema non è la forma: è che ogni visitatore legge i dati di chi è passato prima, che le uscite non vengono quasi mai registrate e che in emergenza non dice chi è dentro. Il registro elettronico risolve i tre problemi insieme.
Possiamo far registrare i visitatori prima che arrivino?
Sì: l’invito con il codice si manda in anticipo, il visitatore compila i suoi dati da casa e all’arrivo il badge esce già pronto. È la configurazione che riduce di più la coda in reception quando arrivano gruppi.
Che cosa succede quando un documento di un’impresa scade?
La persona o l’impresa non risulta più abilitata all’ingresso e la scadenza viene segnalata prima che arrivi, con l’anticipo che impostate voi. È la funzione per cui questa soluzione viene comprata più spesso del controllo accessi da solo.
I dati dei visitatori dove finiscono?
Nel vostro sistema. Se è in cloud, sul nostro datacenter di Trieste. La conservazione è configurabile e la decide il titolare del trattamento, che siete voi.