Dall’invito al badge stampato in loco, senza la coda all’ingresso.
Il problema
Un evento si giudica nei primi quindici minuti. Se all’ingresso c’è una persona con un elenco stampato e trecento partecipanti che arrivano insieme, la coda diventa la prima cosa di cui si parla, e nessun contenuto la recupera.
Il secondo problema arriva il giorno dopo, quando servono i numeri: quanti erano davvero, quanti dei registrati si sono presentati, che cosa hanno seguito. Se la registrazione è stata fatta con un foglio di calcolo, quei numeri non esistono.
Come funziona
Prima. Sito dell’evento, inviti, iscrizioni con i moduli che servono davvero, quote e conferme, liste separate per relatori, stampa e ospiti. Ogni iscritto riceve il proprio codice.
All’ingresso. Si legge il codice e si stampa il badge in loco, in pochi secondi, con il nome corretto anche per chi si è iscritto quella mattina. Per gli eventi con più sale o più giorni, il badge è anche la credenziale che apre i varchi: chi ha diritto a entrare in una sala entra, chi no viene fermato senza discussioni all’ingresso.
Durante. Sondaggi e votazioni dai dispositivi dei partecipanti — nelle assemblee societarie la votazione è la funzione che regge tutto il resto — e conteggi in tempo reale di chi è in sala.
Dopo. Statistiche di partecipazione, presenze per sessione, esportazione dei contatti raccolti con il consenso registrato.
A chi serve
Congressi e convegni, dove contano accrediti e attestati. Assemblee societarie e associative, dove contano identificazione certa, deleghe e votazioni. Grandi eventi e produzioni televisive, dove contano i flussi, le aree riservate e i picchi di arrivo. Fiere, dove conta il contatto raccolto e riconducibile.
Che cosa mettiamo noi
- La piattaforma EVENTMATIC, sviluppata da noi.
- L’hardware: stampanti di tessere, lettori, totem, tornelli quando servono. Sono nostri, quindi il giorno dell’evento non ci sono due fornitori che si rimpallano.
- Le persone, dove serve presidio in loco.
- Il noleggio, che per un evento è quasi sempre la formula giusta: l’esigenza è temporanea e non ha senso capitalizzarla.
Normativa collegata
| Norma | Quando | Che cosa c’entra |
|---|---|---|
| GDPR | in vigore | I dati dei partecipanti sono un trattamento a sé: informativa, base giuridica per l’invio successivo di comunicazioni, e cancellazione a evento chiuso quando non c’è un motivo per tenerli |
| Regolamento Macchine (UE) 2023/1230 | 20 gennaio 2027 | Riguarda i varchi motorizzati, anche quelli installati temporaneamente per un evento |
Tutte le scadenze, con la fonte ufficiale →
Le domande che ci fanno
Quanti badge si riescono a stampare all’ora?
Dipende dalla postazione e dal tipo di tessera, ed è il numero da dimensionare insieme prima dell’evento: si parte da quante persone arrivano nel quarto d’ora di punta, non dal totale della giornata. È il calcolo che evita la coda, e si fa in dieci minuti.
Si può usare per un’assemblea con votazioni?
Sì. Identificazione all’ingresso, gestione delle deleghe, votazione dai dispositivi dei presenti e conteggio immediato, con il verbale di chi era in sala al momento di ciascuna votazione.
Chi si iscrive il giorno stesso?
Si registra sul posto e riceve il badge come tutti gli altri. È il motivo per cui la stampa è in loco e non preparata la sera prima.
Conviene comprare o noleggiare?
Per un evento, noleggiare. Il noleggio ha senso quando l’esigenza è temporanea; per un impianto stabile l’acquisto costa meno nell’arco di quattro-cinque anni. Chi organizza molti eventi l’anno sta nel mezzo, e la valutazione si fa sui numeri reali.
I dati dei partecipanti restano a noi?
Sì. Il titolare del trattamento è l’organizzatore; noi siamo responsabili del trattamento e i dati si esportano quando volete.