La nuova gestione documenti mostra per ogni persona cosa manca, cosa è scaduto, cosa sta per scadere e cosa è valido, e al varco lascia scegliere se bloccare l’ingresso o solo avvisare.
Formazione sulla sicurezza, idoneità alla mansione, UNILAV, documento d’identità: per chi lavora in cantiere, in appalto o in un’area a rischio questi documenti decidono se una persona può entrare. Tenerli in ordine però costa tempo, soprattutto quando i dipendenti sono tanti o lavorano per filiali diverse.
Con la nuova gestione documenti di GoPlanner ogni documento ha uno stato chiaro: Mancante, Scaduto, In scadenza o Valido, con l’indicazione “scade tra N giorni” o “scaduto da N giorni”. Per ogni persona i documenti compaiono in ordine di urgenza: prima i documenti obbligatori mancanti, poi quelli scaduti, poi quelli in scadenza e infine quelli validi. I tipi di documento facoltativi che la persona non ha sono raccolti in fondo, in una sezione chiusa. Quando un documento viene rinnovato, le versioni precedenti restano consultabili.
Gli allegati si aprono in un visualizzatore, con anteprime e pulsanti avanti e indietro, senza entrare nella scheda di modifica. Si scarica un singolo file oppure, con un clic, l’archivio zip di tutti i documenti di una persona, diviso per tipo: utile per un controllo, un audit o una richiesta del committente. La pagina è veloce anche sui clienti più grandi.
Al varco decide la regola che scegli tu. L’impostazione si definisce sull’azienda principale e vale anche per i subappaltatori: per i loro dipendenti vengono controllati anche i documenti della loro azienda. Le modalità sono due:
- avviso: la persona passa, ma a video compare che un documento è scaduto o manca;
- blocco: se un documento obbligatorio è scaduto o manca, il badge viene rifiutato al tornello o al varco.
Per i documenti scaduti si può impostare, sull’azienda, un periodo di tolleranza: un numero di giorni dopo la scadenza durante i quali il documento viene ancora accettato. Sulla scheda della singola persona si possono aggiungere giorni di tolleranza aggiuntivi. La tolleranza vale solo per i documenti scaduti, non per quelli mancanti.
Si può partire in modalità avviso, vedere subito chi non è in regola e far caricare i documenti; il passaggio al blocco si decide quando l’azienda lo ritiene opportuno. Il blocco per contratto scaduto resta sempre attivo.
La gestione documenti è accessibile anche agli addetti alla gestione accessi e ai responsabili accessi di reparto.
Vuoi sapere chi può entrare con i documenti in regola, prima che arrivi al tornello? Richiedi una demo di GoPlanner SAFETY o contattaci.