Il nuovo modulo Flotte di GoPlanner riunisce elenco dei veicoli, documenti e scadenze, conducenti autorizzati, prenotazioni, incidenti e sanzioni: si sa sempre chi guida quale auto, senza fogli Excel e senza aggiungere un altro software.
Scadenze annotate su un foglio di calcolo, chiavi e prenotazioni concordate a voce, multe che arrivano mesi dopo senza che nessuno ricordi chi era al volante: chi gestisce le auto aziendali conosce bene questi problemi. Con GoPlanner Flotte tutto passa in un unico menu, con gli stessi dipendenti, reparti e sedi già usati per presenze, accessi e visitatori.
Una scheda per ogni veicolo, con documenti e scadenze
Auto, furgoni, autocarri e moto compaiono in un elenco con targa, sede, reparti, chilometri e stato: libero, prenotato, in uso, in officina o guasto. L’elenco si filtra, si cerca per targa e si esporta in Excel.
Sul veicolo stanno anche i documenti: libretto, assicurazione RCA, bollo, revisione, tagliando, carta carburante e contratto di noleggio, ognuno con il file allegato e i giorni che mancano alla scadenza. Il sistema avvisa 30 giorni prima e i contatori mostrano subito quanti documenti sono scaduti, in scadenza o validi. Le scadenze già inserite in GoPlanner diventano automaticamente documenti del veicolo.
Chi può guidare cosa, e prenotazioni senza sovrapposizioni
Il responsabile flotta assegna a ogni veicolo i dipendenti autorizzati alla guida. Il sistema legge la patente dal fascicolo del dipendente e segnala se manca, se la categoria non è adatta al mezzo o se scade entro 60 giorni; l’elenco dei conducenti si stampa in PDF da firmare. La segnalazione è un avviso: chi può prenotare lo decide l’autorizzazione data dal responsabile.
Il dipendente prenota in autonomia: sceglie sede e date, vede solo le auto libere che è autorizzato a guidare e conferma con un codice di prenotazione. Il veicolo passa a “Prenotata” e nessun altro può occuparlo nello stesso periodo.
Incidenti e sanzioni con data, ora e conducente
Ogni incidente o multa si registra sul veicolo con data, ora, conducente, descrizione, foto e PDF. Se il tracciamento è attivo, il sistema suggerisce in automatico chi era alla guida in quel momento.
Mappa e tracciamento GPS
Con i localizzatori GPS collegati, la mappa mostra i veicoli colorati per stato e si aggiorna ogni minuto; per ogni giornata si vedono percorsi, chilometri, tratte e conducente. Le posizioni sono visibili solo ai ruoli scelti dall’azienda, ogni conducente vede solo i suoi percorsi e i dati di posizione vengono cancellati dopo il periodo di conservazione impostato, mentre tratte e chilometri restano per i report. Elenco, documenti, conducenti, prenotazioni e segnalazioni funzionano anche senza GPS.
Prima di attivare la geolocalizzazione su veicoli affidati ai dipendenti va rispettato l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970): secondo la circolare INL n. 2 del 7 novembre 2016, il GPS montato sulle auto aziendali di regola non è uno strumento di lavoro, quindi servono un accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato e un’adeguata informazione ai lavoratori. Le impostazioni su visibilità e conservazione delle posizioni aiutano ad applicare i principi di minimizzazione e limitazione della conservazione del GDPR (art. 5 del Regolamento UE 2016/679).
L’hardware per completare il modulo
Per le chiavi, Infordata Sistemi fornisce gli smart locker LockerMatic: il dipendente ritira la chiave dallo slot dedicato con badge, PIN o QR Code e la riconsegna a fine utilizzo, e ogni operazione resta registrata. Per mappa e tracciamento è disponibile il localizzatore PAJ GPS Vehicle Finder 4G, che aggiorna la posizione ogni minuto.
Per chi è pensato
- Responsabile flotta: stati, scadenze, autorizzazioni e segnalazioni in un solo posto;
- Acquisti e servizi generali: noleggi, carte carburante e officina;
- HR e amministrazione: patenti e documenti dei dipendenti collegati ai veicoli che guidano;
- Dipendenti: prenotano l’auto da soli, senza telefonate.
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