Procedura di monitoraggio puntualità dei pagamenti ai fornitori

1. Scopo e Obiettivi

La presente procedura definisce il processo adottato da Infordata Sistemi S.r.l. per monitorare e garantire la puntualità dei pagamenti verso i propri fornitori, nell’ambito dell’impegno ESG (Environmental, Social, Governance) e in coerenza con i principi del Codice Etico aziendale.

Gli obiettivi principali sono:

a) garantire il rispetto delle scadenze di pagamento concordate contrattualmente;

b) monitorare sistematicamente i tempi di pagamento e identificare eventuali ritardi;

c) promuovere relazioni trasparenti e corrette con la catena di fornitura;

d) assicurare la conformità alla normativa vigente in materia di termini di pagamento nelle transazioni commerciali (D.Lgs. 231/2002 e s.m.i.).

2. Ambito di Applicazione

La procedura si applica a tutti i pagamenti verso fornitori di beni e servizi, indipendentemente dall’importo e dalla tipologia contrattuale.

3. Strumenti di Monitoraggio

3.1 Infordata utilizza la propria piattaforma gestionale SM (sm.infordata.it) come strumento centralizzato per la registrazione, il tracciamento e il monitoraggio dei pagamenti. La piattaforma consente di:

a) registrare le fatture dei fornitori e le relative scadenze;

b) generare alert automatici in prossimità delle scadenze di pagamento;

c) tracciare lo stato di ogni pagamento (registrato, autorizzato, eseguito);

d) produrre report periodici sui tempi medi di pagamento e sull’indice di puntualità;

3.2 Il modulo di controllo di gestione della piattaforma SM, integrato con il sistema contabile (Sonar Finance), consente la riconciliazione automatica tra fatture ricevute e pagamenti effettuati, garantendo piena tracciabilità del processo.

4. Processo Operativo

Il processo di gestione dei pagamenti si articola nelle seguenti fasi:

4.1 Ricezione e registrazione: la fattura del fornitore viene registrata nella piattaforma SM entro 3 giorni lavorativi dal ricevimento, con indicazione della data di scadenza.

4.2 Verifica e approvazione: il responsabile dell’area competente verifica la corrispondenza tra fattura, ordine e/o contratto. L’approvazione al pagamento viene tracciata nel sistema.

4.3 Esecuzione del pagamento: l’ufficio amministrativo dispone il pagamento entro i termini contrattuali, e comunque entro i limiti previsti dal D.Lgs. 231/2002 (30 giorni dalla ricezione della fattura, salvo diverso accordo).

4.4 Registrazione e riconciliazione: il pagamento viene registrato nella piattaforma SM e riconciliato automaticamente con la fattura corrispondente.

5. Indicatori di Performance (KPI)

Per valutare l’efficacia del processo, Infordata monitora i seguenti indicatori:

a) Tempo medio di pagamento (DSO fornitori): numero medio di giorni tra la data di ricezione della fattura e la data di pagamento;

b) Indice di puntualità percentuale di fatture pagate entro la scadenza contrattuale;

c) Numero e valore delle fatture scadute e non pagate: monitorato su base mensile;

d) Trend trimestrale: analisi dell’andamento dei KPI nel tempo.

I KPI sono disponibili in tempo reale sulla piattaforma SM tramite dashboard dedicate e sono oggetto di revisione trimestrale da parte della Direzione.

6. Gestione delle Anomalie

6.1 In caso di ritardo nel pagamento, il sistema SM genera una notifica automatica al responsabile amministrativo.

6.2 Per ogni ritardo superiore a 15 giorni rispetto alla scadenza, viene attivata una procedura di escalation che prevede la comunicazione al fornitore e l’identificazione delle cause del ritardo.

6.3 Le cause dei ritardi sono documentate e analizzate per implementare azioni correttive.

7. Reporting e Trasparenza

7.1 Con cadenza semestrale, la Direzione produce un report di sintesi sui tempi di pagamento, che include i KPI di cui all’Art. 5, da inserire nella documentazione ESG aziendale.

7.2 I dati aggregati sui tempi medi di pagamento possono essere inclusi nella Relazione di Impatto della Società Benefit.

8. Responsabilità

8.1 L’ufficio amministrativo è responsabile dell’esecuzione dei pagamenti e della gestione operativa del processo.

8.2 La Direzione è responsabile della supervisione complessiva e della revisione periodica della presente procedura.

9. Revisione

La presente procedura è soggetta a revisione annuale o in occasione di modifiche normative o organizzative rilevanti.